أهم وسائل التسيير الإداري للجمعية
1) المراسلات (صادرات و واردات)
تسجيل الرسائل يمكننا من تفادي ضياعها وتسهيل مراقبتها إذ دعت الضرورة.
تعكس الرسائل المبعوثة صورة الجمعية. لذلك يجب أن تكون ممضية من طرف شخص واحد يعينه أعضاء المكتب (عادة إما الرئيس أو الكاتب العام).
2) ترتيب الوثائق
لتفادي ضياع الوثائق وتسهيل البحث والمراقبة كلما دعت الضرورة لذلك
تجميع المعلومات وتركيز المدارك.
دفتر المراسلات: الصادرات: التاريخ الترتيب الموضوع المرسل إليه التوقيع
دفتر المراسلات: الواردات: التاريخ الترتيب الموضوع المرسل إليه التوقيع
3) محاضر الاجتماع
تسمح بتسجيل القرارات المتخذة وبتفادي المشاكل التي قد تخلق بين أعضاء الجمعية.
مرجع مهم لبلورة الأنشطة
محضر الاجتماع
جمعية............................................. ..........................................
محضر اجتماع رقم............................................... ............................
موضوع الاجتماع.......................................... .................................
تاريخ انعقاد الاجتماع.......................................... ..............................
الحاضرون
الغائبون بعذر
الغائبون بدون عذر
النقط التي تمت مناقشتها :................................................. ....................... .................................................. ...............................................
القرارات التي اتخذت :................................................. ........................... .................................................. ...............................................
النقط التي لم يتم الحسم فيها :................................................. .................... .................................................. ...............................................
الإمضاءات:
4) تقرير الأنشطة
يبرر المجهودات المبذولة من طرف الجمعية
عنصر من عناصر متابعة وتقييم الأنشطة
وسيلة تقديم مؤهلات ورأسمال الجمعية
تقرير الأنشطة
جمعية .................................................. ...........................................
تقرير عن مشروع .................................................. ..............................
الفترة المعنية........................................... ...........................................
أهداف المشروع .................................................. ................................
الأنشطة المبرمجة والمنجزة .................................................. ......................
الأنشطة المبرمجة خلال الفترة المقبلة........................................... ....................
5) مذكرة الإخبار
تسهيل تبادل المعلومات وبث الأخبار بين الأعضاء والمشاركة في اتخاذ القرار
مذكرة الإخبار
جمعية .................................................. ...........................................
مذكرة رقم .................................................. .......................................
حول موضوع............................................. ......................................... المرفقات.......................................... .................................................. التاريخ........................................... .................................................. . الاسم............................................. .................................................. . التوقيع........................................... .................................................. ..
6) التقرير الأدبي
يلخص الأنشطة التي قامت بها الجمعية خلال سنة من العمل
يطرح العراقيل التي عرفتها الجمعية بحثا عن حلول لها
يقترح برنامج عمل السنة الموالية
نموذج للتقرير الأدبي: - الجمعية: - السنـة: - أنشطة الجمعية خلال السنة:
أمثلة:
أنشطة اجتماعية
أنشطة اقتصادية
أنشطة ثقافية - أنشطة المكتب المسير:
عدد الاجتماعات
أهم القرارات التي اتخذها
المشاكل الكبرى أو العراقيل التي عرفتها الجمعية خلال السنة: _ على صعيد الجمعية عامة _ على صعيد المكتب المسير
التوصيات:
اقتراحات عامة للسنة الموالية
أهم وسائل التسيير المالي للجمعية
ii. أهم وسائل التسيير المالي للجمعية
يجب أولا التفكير في الموارد البشرية قبل الموارد المالية، الشيء الذي يمكننا من :
التفكير في حلول سهلة وقابلة للإنجاز على أرض الواقع.
دعم وأخذ الخبرة والمعرفة المحلية بعين الاعتبار.
أن نكون جد موضوعيين وعقلانيين في إنجاز المشاريع.
الاستقلالية في إنجاز مشاريع الجمعية.
أهمية الموارد الغير المالي : _ في غالب الأحيان، عندما يتم التفكير في حل مشاكلنا فإن الحل المادي يشكل الحل الوحيد في نظرنا، لكن مثل هذا التفكير يكون عقيما منذ البداية. _ من المفيد جدا تحديد وإعطاء قيمة الموارد غير المالية الموجودة والتي هي في متناولنا.
توجد ثلاثة أنواع من الموارد : _ الموارد البشرية، المادية، والتقنية
الموارد المالية :
في قريتنا يوجد عدد مهم من الأشخاص ذوي الخبرة والمعرفة (فلاحين، حرفيين، مربي الماشية، مربي النحل...) فهؤلاء يمكن الاعتماد عليهم والاستعانة بمعرفتهم ومهارتهم إذا أتيحت لهم الفرصة، كما يمكن الاستعانة بجمعيات أخرى، توجد كذلك قوة حيوية عند كل أعضاء الجمعية والسكان وهي العمل. إمكانيات خلق موارد محلية للتمويل قبل طلب مساعدة خارجية يجب على الجمعية أن تبرهن أنها تبذل جهودا وأنها قادرة على العطاء قبل الطلب.
كلما ظلت الجمعية تفكر في التمويل الخارجي قبل كل شيء، يصير صعبا عليها الحصول عليه التمويل الذاتي والمحلي يشجع ويجلب التمويل الخارجي. يظل التمويل الخارجي محدودا وغير مستمر، في حين أن التمويل المحلي يمكن أن يكون مستديما يقوي التمويل المحلي الذاتي استقلالية الجمعية. بدل البحث عن ممولين جدد، يجب التفكير في طرق لخلق موارد محلية.
1) ما هي مختلف الموارد المحلية
انخراط الأعضاء
مساهمة السكان المحلية
دعم المؤسسات العامة والخاصة
الموارد المالية الخاصة (ماشية، مقرات، أراضي...)
بيع بعض المنتجات (حقول جماعية، ورشات...)
أداء الخدمة من طرف السكان (العمل التطوعي أهم الموارد)
الهبات النقدية أو العينية من طرف المحسنين
إنعاش التوفير الجماعي عن طريق الصناديق الجماعية
2) تعليل المصاريف والمداخيل (الأوراق المحاسباتية)
تعليل العمليات المالية من ضمن المؤشرات الأساسية على مصداقية الجمعية وشفافية تعاملاتها، ويعتبر تعليل المصاريف عنصرا مهما في تنظيم العمل وتفادي المشاكل بين أعضاء الجمعية حيث أن أي مدخول أو مصروف غير معلل ليس له قيمة تعتبر الأوراق المحاسباتية العنصر الأساسي في التسيير المالي.
توجد مجموعة لا بأس بها من الأوراق المحاسباتية، بحسب حجم وطبيعة كل نشاط بالنسبة لجمعية محلية، أهمها:
الوصل (الاستلام والأداء).
الفاتورة.
الشيـك.
إشعار بدائنية وكشف الحساب.
وصل الأداء:
جمعية .................................................. ...........................................
وصل رقم:.............................................. ...........................................
أنا الموقع أسفله السيد ........................رقم ب و.................................أشهد أنني قد
توصلت من أمين صندوق جمعية............................... مبلغ ...............................
طبيعة المصروف........................................... ........................................
التوقيع التاريخ
من الضروري التوفر على نسختين: الأولى يجب الاحتفاظ بها لدى الجمعية والثانية لدى المعني بالأمر.
وصل الاستلام:
جمعية .................................................. ...........................................
وصل رقم:.............................................. ...........................................
أنا الموقع أسفله أمين صندوق الجمعية ...........................................أشهد أنني قد توصلت من السيد................... رقم ب و...................... مبلغ ...................................
طبيعة المدخول........................................... ..........................................
التوقيع التاريخ....................
من الضروري التوفر على نسختين: الأولى يجب الاحتفاظ بها لدى الجمعية والثانية لدى المعني بالأمر.
تسجيل المصاريف والمداخيل
يجب تسجيل كل ورقة تعلل مصروفا أو مدخولا.
تسجيل جميع العمليات المعللة يسهل المراقبة.
عدم تسجيل العمليات المالية يساهم في اضطراب التسيير المالي.
أهم وثائق تسجيل العمليات المالية المستعملة لدى الجمعيات هي:
دفتر الصندوق.
دفتر البنك :
تسيير المخزون
لابد أن يكون لكل جمعية مخزونها الخاص، ويمكن أن يكون هذا المخزون عبارة عن سلع، أدوات، أو وسائل العمل.
نتفادى ضياع المخزون عن طريق حسن تدبيرها.
أهم وسائل تسيير المخزون هي:
وصل الدخول إلى المخزون
وصل الخروج من المخزون
سجل المخزون
وصل الدخول إلى المخزون
جمعية .................................................. ...........................................
وصل رقم:....................
أنا الموقع أسفله المسؤول عن المخزون أشهد أنني قد توصلت من السيد............................. .................................................. ..................................................
رقم ب و.............................................. يوم ........................................
طبيعة السلعة وعدد السلع .................................................. ........................
التوقيع التاريخ
من الضروري التوفر على نسختين: الأولى يجب الاحتفاظ بها لدى الجمعية والثانية لدى المعني بالأمر.
وصل الخروج من المخزون
جمعيـة .................................................. .........................................
وصل رقم:.........................
أشهد أنا الموقع أسفله السيد.............................. رقم ب و..................................
أنني قد توصلت من المسؤول عن المخزون يوم............................................... ......
طبيعة السلعة وعدد السلع .................................................. ........................
التوقيع التاريخ
من الضروري التوفر على نسختين: الأولى يجب الاحتفاظ بها لدى الجمعية والثانية لدى المعني بالأمر.
3) إعداد التقارير المالية:
يسمح لنا إعداد التقارير المالية بتتبع سير المصاريف والمداخيل
يعتبر من أهم المؤشرات التي تساعدنا على إعادة النظر وتصويب وضعيتنا المالية (مداخيل مصاريف).
هناك نوعين من التقارير بالنسبة للجمعية.
يمكن أن يكون سنويا أو نصف سنوي، يتعين على المكتب المسير أن يقدم تقريرا سنويا للجمع العام.
التقرير المالي للمشروع:
هي تقارير خاصة بكل مشروع أو نشاط على حدة.
يمكن أن يعد مرحليا (شهر، شهرين، ثلاثة أشهر،....) حسب حجم وطبيعة كل مشروع.
الميزانية
ما هي الميزانية؟
يمكن تعريف الميزانية على أنها ذلك التعبير المالي لمخطط أو برنامج معين. لكل جمعية أهداف محددة في فترة معينة ومن خلال هذه الأهداف تضع الجمعية برنامج عمل يحتوي على الأنشطة المتوقع إنجازها في تلك الفترة.
وتعبر الميزانية عن الحاجيات المالية لتحقيق هذه الأنشطة.
لماذا نحتاج إلى ميزانية؟
حينما نعد برنامج عمل والأنشطة المراد تحقيقها، يكون آنذاك ممكنا أن نفكر في الوسائل، والميزانية تسمح لنا بتحريك الموارد اللازمة لتحقيق الأنشطة المبرمجة. تعتبر الميزانية وسيلة لتوزيع الموارد. تشكل الميزانية مؤشرا يمكننا من احترام حدودنا المالية.
كيف تعـد الميزانية؟
تحتوي وثيقة الميزانية على قسمين/ عموديين.
- المصاريف المرتقبة.
المداخيل المرتقبة.
تحضر الميزانية على شكل أقسام أو فصول.
من أجل بلورة الميزانية يجب:
الأخذ بعين الاعتبار النتائج المحققة خلال السنة السابقة.
الأخذ بعين الاعتبار الموارد المرتقبة.
البدء بالموارد الموجودة قبل البحث عن الموارد الأخرى.
احتمال المصاريف حسب النشاط المراد تحقيقه.
يجب أن تكون الميزانية دائما متوازنة.
المداخيل المتوقعة = المصاريف المتوقعة
ميزانية الجمعية وميزانية المشروع
عادة تكون ميزانية الجمعية سنوية لأن المكتب المسير يقدم تقريرا ماليا عن السنة السابقـة والميزانية المقترحة للسنة الموالية للمصادقة عليهما من طرف الجمع العام.
تقحم ميزانية المشروع في ميزانية الجمعية كفصل من فصول الميزانية العامة.
تعد ميزانية الجمعية مجموع ميزانيات مشاريع الجمعية. يمكن أن يكون المشروع ذا مدة قصيرة (سنة واحدة) أو مدة طويلة (سنتين). في الحالة الأولى يؤخذ بعين الاعتبار مجموع الميزانية وفي الحالة الثانية يؤخذ فقط جزء من الميزانية السنوية للمشروع.
